Tuy nhiên, là một Bảo tàng lưu niệm danh nhân Hồ Chí Minh ở địa phương, nên Bảo tàng Hồ Chí Minh Thừa Thiên Huế cũng như các Bảo tàng khác trong hệ thống chi nhánh Bảo tàng và di tích Hồ Chí Minh trên toàn quốc gặp nhiều khó khăn trong việc nghiên cứu, sưu tầm, trưng bày các tư liệu, hiện vật gốc liên quan đến Chủ tịch Hồ Chí Minh do các nguyên nhân:

- Thừa Thiên Huế cũng như nhiều địa phương khác ở miền Nam, do bối cảnh lịch sử phải đến sau năm 1975 mới tổ chức nghiên cứu, sưu tầm các tư liệu, hiện vật về Chủ tịch Hồ Chí Minh, nên có rất nhiều hạn chế trong việc tiếp xúc nhân chứng, tiếp cận tư liệu, hiện vật gốc về Chủ tịch Hồ Chí Minh.  

- Các di tích liên quan về Chủ tịch Hồ Chí Minh ở Thừa Thiên Huế có thời gian tồn tại trên dưới 100 năm, trải qua nhiều biến động về chiến tranh, thiên nhiên, thay đổi chủ sở hữu ... nên tư liệu, hiện vật gốc hầu như không còn. Bảo tàng đã phải sưu tầm hiện vật đồng thời hoặc phục chế để phục vụ trưng bày.

- Tư liệu, hiện vật gốc về thân thế, sự nghiệp Chủ tịch Hồ Chí Minh được lưu giữ ở Bảo tàng Hồ Chí Minh đầu hệ và các địa điểm di tích gốc. Vì vậy, các Bảo tàng ở địa phương thường chỉ có tư liệu hiện vật phục chế, tài liệu khoa học phụ.

I. VÀI NÉT VỀ HỆ THỐNG TƯ LIỆU, HIỆN VẬT CỦA BẢO TÀNG HỒ CHÍ MINH THỪA THIÊN HUẾ:

Hiện nay, Bảo tàng Hồ Chí Minh Thừa Thiên Huế đang quản lý gần 15.000 tư liệu, hiện vật, gồm: Hiện vật gốc, hiện vật đồng thời, hiện vật phục chế, tư liệu, hình ảnh... thuộc các chất liệu: đồ mộc, kim loại, giấy, dệt, vải, da, gốm sứ, nhựa... với các nội dung:

- Tư liệu, hiện vật liên quan đến thời niên thiếu và thành niên của Chủ tịch Hồ Chí Minh và gia đình Người ở Thừa Thiên Huế;

- Tư liệu, hiện vật liên quan đến thân thế - sự nghiệp của Chủ tịch Hồ Chí Minh;

- Tư liệu, hiện vật là quà tặng của Chủ tịch Hồ Chí Minh cho đồng bào, chiến sỹ, nhân dân Thừa Thiên Huế; là điện, thư của Chủ tịch Hồ Chí Minh gửi nhân dân Thừa Thiên Huế và của nhân dân Thừa Thiên Huế gửi cho Người;

- Những tác phẩm nghệ thuật do nhân dân Thừa Thiên Huế sáng tác để tưởng nhớ Người;

- Những hiện vật kỷ niệm về Chủ tịch Hồ Chí Minh;

- Tư liệu, hiện vật của các đơn vị, cá nhân tham gia vào hai cuộc kháng chiến do Chủ tịch Hồ Chí Minh và Trung ương Đảng lãnh đạo.

- Tư liệu hiện vật về bối cảnh lịch sử Huế cuối thế kỷ XIX đầu thế kỷ XX, về Thừa Thiên Huế qua hai cuộc kháng chiến và các thành tựu đổi mới của nhân dân Thừa Thiên Huế.

Số tư liệu, hiện vật này được Bảo tàng Hồ Chí Minh Thừa Thiên Huế tổ chức nghiên cứu, sưu tầm từ khi Bảo tàng thành lập cho đến nay, chủ yếu từ các nguồn sau:

- Nguồn tư liệu, hiện vật được kế thừa từ Nhà trưng bày về Chủ tịch Hồ Chí Minh:

Nhà trưng bày về thân thế, sự nghiệp của Chủ tịch Hồ Chí Minh được mở của từ ngày 2/9/1979, với tổng số tư liệu hiện vật là 245 hiện vật gốc thể khối, 162 tư liệu, 617 ảnh. Sau khi Bảo tàng Hồ Chí Minh ra đời trên cơ sở Nhà trưng bày về thân thế sự nghiệp của Chủ tịch Hồ Chí Minh, toàn bộ số tư liệu hiện vật trên được đăng ký thành tư liệu, hiện vật Bảo tàng. Số tư liệu, hiện vật này có nguồn gốc từ hiến tặng của nhân dân, sự giúp đỡ của Viện Bảo tàng Hồ Chí Minh, Viện Triết, Viện Sử, Quân khu IV, Quân khu V.

- Nguồn tư liệu, hiện vật sưu tầm từ khi thành lập cho đến nay.

+ Do cán bộ Bảo tàng tổ chức sưu tầm theo kế hoạch đề ra hàng năm để bổ sung kho cơ sở; phục vụ cho các đợt chỉnh lý trưng bày và trưng bày lại. Bảo tàng thường tổ chức sưu tầm theo chủ đề: Những tư liệu hiện vật liên quan đến thời niên thiếu, thanh niên của Chủ tịch Hồ Chí Minh và gia đình Người ở Huế; Thừa Thiên Huế với Bác, Bác với Thừa Thiên Huế; các hiện vật có hình ảnh Chủ tịch Hồ Chí Minh...

+ Bảo tàng phối hợp với khoa Sử trường Đại học Khoa học Huế, Hội Cựu chiến binh tổ chức sưu tầm trên địa bàn toàn tỉnh. Một số đợt sưu tầm tiêu biểu như: năm 1998 thu được 342 tư liệu hiện vật; năm 2005 thu được 163 tư liệu hiện vật; năm 2009 thu được trên 300 tư liệu hiện vật, trong đó có nhiều hiện vật quý phục vụ trưng bày.

- Nguồn tư liệu, hiện vật do các tổ chức, cá nhân hiến tặng.

Bảo tàng Hồ Chí Minh luôn tổ chức vận động các tổ chức, cá nhân hiến tặng hiện vật. Với tình cảm đặc biệt kính trọng của nhân dân đối với Chủ tịch Hồ Chí Minh, nhiều cá nhân ở trong và ngoài nước đã đem những kỷ vật liên quan đến Chủ tịch Hồ Chí Minh hiến tặng cho Bảo tàng như: anh hùng A Nun tặng chiếc đồng hồ là kỷ vật của Bác Hồ; ông Lê Đình Cúc tặng chiếc áo lụa là qùa tặng của Bác Hồ dành cho ông; bà Lê Thị Tề tặng Bảo tàng 05 tờ giấy bạc có hình Bác Hồ bà đã cất làm kỷ niệm từ những năm gian khổ kháng chiến; anh hùng LLVT Kan Lịch tặng chiếc đài là quà tặng của Bác Hồ... đặc biệt ông Robert Enkin tặng bức phù điêu Chủ tịch Hồ Chí Minh do chính ông tự đúc năm 1967 để phản đối cuộc chiến tranh phi nghĩa của Mỹ ở Việt Nam...

Cùng với các cá nhân, nhiều đơn vị cũng tặng hiện vật cho Bảo tàng. Đặc biệt, năm 2000, Bảo tàng đã phối hợp với Liên đoàn Lao động tỉnh tổ chức vận động các cơ quan, doanh nghiệp tặng cho Bảo tàng các hiện vật là những sản phẩm tiêu biểu cho thành tựu kinh tế của Thừa Thiên Huế trong thời kỳ đổi mới để phục vụ trưng bày. Đợt phát động đã thu được nhiều hiện vật về thành tựu kinh tế. 

Đồng thời, Bảo tàng còn được sự quan tâm của các nhà nghiên cứu, sưu tầm trên địa bàn thường xuyên cung cấp thông tin và tư liệu, hiện vật.

- Nguồn tư liệu, hiện vật được Trung tâm lưu trữ thuộc UBND Tỉnh chuyển giao.

Năm 1999, khi chỉnh lý các hồ sơ lưu trữ của chế độ cũ để lại, Trung tâm lưu trữ thuộc UBND Tỉnh đã phát hiện nhiều tài liệu, truyền đơn tuyên truyền vận động của cách mạng bị địch thu giữ; được sự đồng ý của VP UBND Tỉnh, số tư liệu, hiện vật này đã được chuyển giao cho Bảo tàng phục vụ nghiên cứu trưng bày gồm 626 đơn vị tài liệu, truyền đơn.

- Nguồn tư liệu hiện vật do Bảo tàng Hồ Chí Minh cung cấp trong chương trình hướng dẫn nghiệp vụ của Bảo tàng đầu hệ.

Bảo tàng Hồ Chí Minh gia nhập hệ thống Bảo tàng và di tích lưu niệm Chủ tịch Hồ Chí Minh trên toàn quốc từ năm 1982, từ đó cho đến nay Bảo tàng được sự hướng dẫn và giúp đỡ về chuyên môn nghiệp vụ của Bảo tàng đầu hệ. Đặc biệt các đợt chỉnh lý trưng bày, tổ chức trưng bày Bảo tàng mới đều có sự phối hợp của Bảo tàng Hồ Chí Minh Trung ương trên nhiều phương diện: xây dựng đề cương, kế hoạch, maket trưng bày, cung cấp tư liệu, hiện vật.

Tuy số lượng tư liệu, hiện vật phong phú, đa dạng, nhiều nội dung nhưng hiện vật gốc liên quan trực tiếp đến Chủ tịch Hồ Chí Minh tương đối ít, chỉ ở con số hàng trăm. Tư liệu, hiện vật gốc hạn chế ảnh hưởng rất lớn đến nội dung trưng bày. Bảo tàng đã phải đề ra nhiều giải pháp, lấy hình tượng mỹ thuật hỗ trợ cho sự thiếu hụt của tư liệu, hiện vật, như vậy sẽ ảnh hưởng đến tính trực quan sinh động, tính lịch sử, khoa học trong trưng bày Bảo tàng.

Để giải quyết vấn đề này, Bảo tàng Hồ Chí Minh Thừa Thiên Huế đề ra nhiều giải pháp nhằm nâng cao số lượng và chất lượng các tài liệu, hiện vật.

II. GIẢI PHÁP NÂNG CAO SỐ LƯỢNG, CHẤT LƯỢNG CÁC TÀI LIỆU, HIỆN VẬT GỐC:

1. Xây dựng kế hoạch sưu tầm chi tiết, phù hợp với nội dung trưng bày Bảo tàng:

Lập kế hoạch sưu tầm là một hoạt động quan trọng, nhằm giúp quá trình sưu tầm tư liệu, hiện vật đúng trọng tâm, mục đích, nội dung của Bảo tàng. Bảo tàng Hồ Chí Minh Thừa Thiên Huế đã lập kế hoạch sưu tầm dài hạn, với hai loại hình tư liệu, hiện vật: Tư liệu, hiện vật cố định phục vụ cho trưng bày, đặc biệt là những tư liệu, hiện vật liên quan đến Chủ tịch Hồ Chí Minh và tư liệu, hiện vật phục vụ cho nghiên cứu (là những tư liệu không liên quan trực tiếp đến nội dung Bảo tàng nhưng giúp cho quá trình tìm hiểu, nghiên cứu để xây dựng nội dung trưng bày). Ngoài phần sưu tầm tư liệu, hiện vật cố định, căn cứ vào kế hoạch hoạt động nghiệp vụ của từng năm, kế hoạch sưu tầm thường xuyên được điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp. Trong những năm gần đây, Bảo tàng Hồ Chí Minh đã triển khai tốt công tác sưu tầm, số lượng và chất lượng tư liệu, hiện vật bổ sung cho kho cơ sở ngày càng được nâng cao: Năm 2006 bổ sung 319 tư liệu, hiện vật; 2007 bổ sung 731 tư liệu, hiện vật; năm 2008 bổ sung 265 tư liệu, hiện vật; 2009 bổ sung 687 tư liệu, hiện vật; 2010 bổ sung 851 tư liệu, hiện vật; 2011 bổ sung 269 tư liệu, hiện vật, 2012 đến nay sưu tầm được 1.119 tư liệu hiện vật. Nguồn tư liệu, hiện vật được sưu tầm hàng năm không chỉ làm phong phú cho kho cơ sở, bổ sung trưng bày mà còn phục vụ nhiều hoạt động nghiệp vụ khác như: Xây dựng phòng Thông tin tư liệu về Chủ tịch Hồ Chí Minh trên mạng máy tính nội bộ; xây dựng các bộ triển lãm chuyên đề trong các dịp lễ lớn; triển lãm lưu động tại các địa phương trong toàn Tỉnh; phục vụ công tác nghiên cứu, học tập về Chủ tịch Hồ Chí Minh...

2. Xây đựng đội ngũ cộng tác viên sưu tầm, cung cấp tư liệu, hiện vật cho Bảo tàng.

Trên cơ sở kế hoạch sưu tầm phù hợp với mục đích và hoạt động của Bảo tàng lưu niệm danh nhân Hồ Chí Minh. Bảo tàng Hồ Chí Minh Thừa Thiên Huế đã xây dựng đội ngũ cộng tác viên nhằm mở rộng mạng lưới sưu tầm, tiếp cận tư liệu, hiện vật nhanh chóng và có hiệu quả.

Hiện nay, đội ngũ cộng tác viên của Bảo tàng có các thành phần: Các nhà nghiên cứu trên địa bàn, nổi bật như nhà nghiên cứu Nguyễn Đắc Xuân, Lê Đình Liễn...; những người say mê nghiên cứu, sưu tầm như Trần Nguyễn Khánh Phong, Nguyễn Hữu Hoàng.... Giảng viên và sinh viên khoa Sử, khoa Lý luận chính trị của Trường ĐHKH, ĐHSP Huế... Với môi trường hoạt động và lĩnh vực công tác, các cộng tác viên của Bảo tàng Hồ Chí Minh Thừa Thiên Huế có nhiều điều kiện tiếp xúc với tư liệu, hiện nói chung, tư liệu, hiện vật về Chủ tịch Hồ Chí Minh nói riêng để cung cấp thông tin cho Bảo tàng tổ chức sưu tầm hoặc trực tiếp sưu tầm tư liệu, hiện cung cấp cho Bảo tàng. Trong những năm gần đây nhà nghiên cứu Nguyễn Đắc Xuân đã cung cấp cho Bảo tàng nhiều tư liệu quý như: Một số sách của Chủ tịch Hồ Chí Minh được xuất bản bằng nhiều thứ tiếng; tập tài liệu hồ sơ mật thám Pháp điều tra về Nguyễn Ái Quốc; Thư của Hiệu trưởng trường Quốc Học Huế gửi Khâm sứ Trung trả lời về học sinh Nguyễn Sinh Côn..., có thể nói đó là những tài liệu quý giá, phục vụ hữu ích cho nghiên cứu và trưng bày Bảo tàng.

Hàng năm, Bảo tàng còn phối hợp với lực lượng sinh viên các trường đại học trên địa bàn Tỉnh mở những đợt sưu tầm tư liệu, hiện vật về các địa phương. Nhờ vậy đã nâng cao hiệu quả công tác sưu tầm.

Để có đội ngũ cộng tác viên mạnh, Bảo tàng Hồ Chí Minh Thừa Thiên Huế đang có kế hoạch xây dựng một “Câu lạc bộ những người nghiên cứu về Chủ tịch Hồ Chí Minh”, tổ chức những buổi sinh hoạt, nói chuyện định kỳ, để những nhà nghiên cứu, những người tâm huyết tìm hiểu về Chủ tịch Hồ Chí Minh có nơi để sinh hoạt, cung cấp, trao đổi thông tin tư liệu mới về Chủ tịch Hồ Chí Minh, qua đó cũng sẽ phần nào biết được nguồn tư liệu, hiện vật mới, tạo điều kiện thuận lợi cho việc sưu tầm bổ sung.

3. Xây dựng các bộ sưu tập hiện vật:

Cùng với việc nâng cao số lượng tư liệu, hiện vật gốc thì chất lượng hiện vật cũng phải được quan tâm đúng mực. Ngoài việc sưu tầm đúng mục đích và nội dung hoạt động của Bảo tàng thì tại Bảo tàng cũng phải làm tốt các khâu nghiệp vụ (kiểm kê, bảo quản...), đặc biệt là phải xây dựng được các bộ sưu tập hiện vật, vừa quản lý tốt tư liệu hiện vật, vừa nâng cao giá trị tư liệu, hiện vật trong mối tương quan so sánh và tổng thể của khối tư liệu, hiện vật.

Bảo tàng Hồ Chí Minh trên cơ sở khối tư liệu, hiện vật đã xây dựng được một số bộ sưu tập: Bộ sưu tập tem thư, blốc tem, phong bì, bưu thiếp, postcard có hình ảnh Bác Hồ nhằm thể hiện tình cảm của nhân dân đối với vị lãnh tụ kính yêu của dân tộc, đồng thời là minh chứng cho sự ra đời và phát triển của ngành bưu chính Việt Nam  qua các giai đoạn lịch sử đấu tranh cách mạng và xây dựng đất nước từ sau ngày giành độc lập (1945) đến nay, số lượng hiện vật 189, được hình thành từ năm 1980; Sưu tập bưu thiếp, bưu ảnh Bác Hồ: Đây là những tập bưu thiếp bưu ảnh do Chủ tịch Hồ Chí Minh gửi tặng các cá nhân, và những bưu ảnh, bưu thiếp được nhân dân cất giữ qua kháng chiến trong vùng tạm chiếm thể hiện tình cảm đối với Bác Hồ kính yêu. Số lượng hiện vật 152, hình thành từ năm 1980; Sưu tập tiền, tín phiếu: Lòng kính trọng, biết ơn của nhân dân Thừa Thiên Huế đối với Bác Hồ kính yêu được thể hiện qua việc lưu giữ những đồng tiền có hình Chủ tịch Hồ Chí Minh trong vùng đich tạm chiếm, số lượng 286, hình thành từ năm 1980; Sưu tập truyền đơn tuyên truyền, vận động cách mạng giai đoạn 1945 – 1975, số lượng 626, hình thành năm 1999; Sưu tập quà tặng của Bác Hồ cho các cá nhân. Bộ sưu tập quà tặng thể hiện tình cảm thiêng liêng và cao quý của Chủ tịch Hồ Chí Minh đối với đồng bào cán bộ chiến sỹ Thừa Thiên Huế. Đây còn là những hiện vật gắn bó mật thiết với cuộc sống của Chủ tịch Hồ Chí Minh, số lượng 57, hình thành năm 1998.

Trong những năm qua, Bảo tàng Hồ Chí Minh đã tổ chức trưng bày các bộ sưu tập tư liệu, hiện vật. Qua việc trưng bày giới thiệu này Bảo tàng đã thu được nhiều lợi ích thiết thực: Quảng bá cho đông đảo khách tham quan trong và ngoài nước về hình ảnh của Bảo tàng Hồ Chí Minh, nâng cao vị thế của Bảo tàng trong quá trình hội nhập và phát triển; Tuyên truyền sâu rộng trong nhân dân về mục đích, nội dung, hình thức của các tư liệu, hiện vật Bảo tàng để kêu gọi nhân dân hiến tặng tư liệu, hiện vật, đặc biệt là những tư liệu hiện vật liên quan đến Chủ tịch Hồ Chí Minh.

Bảo tàng Hồ Chí Minh Thừa Thiên Huế được xếp hạng là Bảo tàng hạng II, là một thành viên trong hệ thống Bảo tàng và di tích lưu niệm Chủ tịch Hồ Chí Minh trên toàn quốc. Với vị trí và chức năng là Bảo tàng lưu niệm danh nhân, bảo tồn, tôn tạo và phát huy các giá trị di sản Hồ Chí Minh, Bảo tàng Hồ Chí Minh Thừa Thiên Huế đã rất chú trọng đến công tác sưu tầm, bảo quản tư liệu, hiện vật, gìn giữ những giá trị tinh thần về Bác Hồ kính yêu cho hôm nay và mai sau.