Để làm được điều này, điều quan trọng nhất là phải xác định đúng nguồn hiện vật, nội dung liên quan đến hiện vật sưu tầm phải phù hợp với chức năng của mỗi bảo tàng. Qua đó, có thể thấy rằng, hiện vật đối với tất cả các bảo tàng là hết sức quan trọng. Để trở thành hiện vật bảo tàng trước hết đó phải là hiện vật gốc, được chọn lọc kỹ lưỡng, có giá trị về nhiều mặt, hay một mặt về lịch sử, văn hóa, khoa học, thẩm mỹ - thuộc tính vốn có của hiện vật, tồn tại khách quan và được làm sáng tỏ từng bước trong quá trình nghiên cứu, xác minh lý lịch hiện vật. Nói cách khác, hiện vật được lấy ra từ cuộc sống của tự nhiên và xã hội, là bằng chứng xác thực, khách quan về một hiện tượng, một sự kiện nhất định của tự nhiên và xã hội, sống trong một không gian và thời gian nhất định, không thể làm lại, không thể tự sáng tạo theo ý chí chủ quan của con người. Mỗi hiện vật là một nhân chứng, một câu chuyện về một sự kiện, một hiện tượng của tự nhiên hoặc xã hội. Giá trị lịch sử, văn hóa và cộng đồng của hiện vật là yếu tố cơ bản để hiện vật bình thường trở thành hiện vật bảo tàng. Một hiện vật nói chung chưa nói lên được điều gì, nhưng khi hiện vật đó gắn với một con người cụ thể có mặt tại thời điểm lịch sử xảy ra sự kiện đó, thì bản thân hiện vật đó đã hình thành nên một không gian lịch sử cho riêng bản thân nó.

Khi nói đến hiện vật bảo tàng, thì điều đó có nghĩa là phải nói đến cả ba yếu tố hợp thành, có quan hệ mật thiệt với nhau trong một thể thống nhất: Bản thân hiện vật - bằng chứng vật chất về sự kiện, hiện tượng nhất định của tự nhiên hoặc xã hội; các thông tin cần thiết liên quan tới hiện vật - hình thành hồ sơ khoa học và hồ sơ pháp lý về hiện vật, theo những yêu cầu, nguyên tắc, tiêu chí, phương pháp của bảo tàng học, quy định chung của luật pháp Việt Nam và quốc tế.

1. Tầm quan trọng của công tác sưu tầm hiện vật trong bảo tàng

Hiện vật là ngôn ngữ của bảo tàng, là cơ sở cho mọi hoạt động của bảo tàng, không có hiện vật thì không có bảo tàng, không có trưng bày bảo tàng và các hoạt động khác của bảo tàng. Hiện vật vừa là trung tâm, vừa là điểm xuất phát của bảo tàng. Vì vậy, để có hiện vật phù hợp với loại hình và yêu cầu cụ thể thì các bảo tàng phải tiến hành công tác sưu tầm, tức là phải sử dụng tổng hợp tất cả các biện pháp để có được hiện vật, thông qua nhiều phương thức: Khảo sát, điền dã; tổ chức các chuyến đi công tác; khai quật khảo cổ; tiếp nhận hiện vật hiến tặng từ các tổ chức, cá nhân; mua, trao đổi hiện vật…

Khâu công tác sưu tầm, kiểm kê, nghiên cứu xác định khoa học hiện vật và bảo quản là các khâu công tác quan trọng, có quan hệ mật thiết với nhau trong hoạt động bảo tàng, khâu trước là tiền đề của khâu sau; khâu sau là hệ quả của khâu trước. Vì lẽ đó mà ở một số bảo tàng, trong cơ cấu tổ chức, người ta lập ra bộ phận gọi là “Bộ phận kho”, thực hiện liên hoàn, hệ thống các nhiệm vụ sưu tầm, kiểm kê, nghiên cứu, xác định khoa học hiện vật và bảo quản hiện vật.

Công tác sưu tầm là hoạt động thường xuyên, liên tục, không bao giờ ngừng nghỉ, gắn liền và đi cùng với quá trình hình thành, tồn tại và phát triển của bảo tàng, là công việc khoa học cực kỳ quan trọng, nhằm xây dựng và làm giàu kho hiện vật bảo tàng. Trong giai đoạn đầu chuẩn bị xây dựng trưng bày, nhiệm vụ trọng tâm của công tác sưu tầm là đáp ứng yêu cầu hiện vật cho trưng bày bảo tàng. Sau khi trưng bày mở cửa, nhiệm vụ trọng tâm của công tác sưu tầm là xây dựng và hoàn thiện dần vốn hiện vật cho kho cơ sở.

Về tiêu chí, sưu tầm hiện vật phải phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của mổi bảo tàng. Trong quá trình sưu tầm, có thể chia sẻ nguồn hiện vật cho bảo tàng khác bảo quản sẽ phù hợp với nội dung của hiện vật đó hơn. Đây chính là yếu tố quan trọng trong công tác liên kết, chia sẻ để các bảo tàng đều có nguồn hiện vật phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của mình.

Ngoài ra, các bảo tàng phải phát triển bộ sưu tập, phục vụ tốt sự nghiên cứu, tìm hiểu của mọi đối tượng khách tham quan. Thực tế cho thấy, sưu tập hiện vật luôn gắn liền với các hoạt động chuyên môn của các bảo tàng, thậm chí có thể khẳng định rằng, sưu tập hiện vật được xem là vấn đề cốt lõi, là điều kiện tiên quyết để cho ra đời một bảo tàng. Tuy nhiên, các bảo tàng ở nước ta thường tiến hành theo quy trình ngược lại, có nghĩa là thành lập bảo tàng rồi mới tiến hành xây dựng sưu tập hiện vật. Một bảo tàng có nhiều bộ sưu tập, phong phú về chủng loại, phù hợp về nội dung chứng tỏ tiềm lực nghiên cứu của đội ngũ cán bộ bảo tàng đó, và chính điều này cũng tạo nên nhiều sự hấp dẫn đối với khách tham quan và nghiên cứu. Thông qua sưu tập hiện vật, chúng ta có thể phát hiện những hiện vật còn thiếu của một nội dung, chủ đề nào đó của sưu tập để từ đó có kế hoạch sưu tầm bổ sung hiện vật, hoàn thiện sưu tập và làm giàu cho kho cơ sở của Bảo tàng.

2. Thực trạng của công tác sưu tầm hiện vật tại các bảo tàng tỉnh Thừa Thiên Huế

Bảo tàng là một thiết chế văn hóa quan trọng, là nơi lưu giữ các tư liệu hiện vật có giá trị, góp phần tích cực bảo vệ và phát huy các di sản văn hóa, lịch sử của dân tộc, tuy nhiên thực trạng sưu tầm hiện vật ở các bảo tàng vẫn hoạt động cầm chừng nhiều năm, không những không đem lại hiệu quả mà còn chưa phát huy được vai trò tích cực trong sinh hoạt của cộng đồng,... là khá phổ biến. Thậm chí có bảo tàng ở tình trạng hoạt động chuyên môn chỉ duy trì theo kiểu làm cho có, chưa thực sự đi vào quy mô. Đây là tình trạng chung của các Bảo tàng trong cả nước chứ không riêng các Bảo tàng ở tỉnh Thừa Thiên Huế.

  Những năm gần đây, công tác sưu tầm hiện vật tại các bảo tàng tỉnh Thừa Thiên Huế gặp nhiều khó khăn do nguồn kinh phí hạn hẹp, thời gian ngày càng lùi xa, tốc độ phát triển đô thị và khoa học kỹ thuật nhanh chóng làm hiện vật ngày càng ít dần, nhân chứng lịch sử thưa vắng, không còn minh mẫn do tuổi tác... Trong khi đó, số lượng các bảo tàng ở trong tỉnh và các tỉnh lân cận ngày càng nhiều. Để tồn tại, phát triển, nhu cầu hiện vật của các bảo tàng rất lớn, dẫn đến sự cạnh tranh về nguồn hiện vật giữa các bảo tàng trong và ngoài tỉnh.

Nhận thức hiện vật có vai trò đặc biệt quan trọng đối với bảo tàng, trong kế hoạch chuyên môn mỗi năm, các phòng nghiệp vụ đều xây dựng kế hoạch và đề cương sưu tầm trình Hội đồng Khoa học của bảo tàng thông qua. Cử cán bộ làm công tác sưu tầm có trình độ đại học, trên đại học về chuyên ngành bảo tàng. Để sưu tầm được nhiều hiện vật có chất lượng, đúng loại hình, đội ngũ cán bộ chuyên môn bảo tàng sử dụng nhiều phương pháp sưu tầm: Cử cán bộ trực tiếp đi sưu tầm hiện vật, sử dụng hệ thống cộng tác viên là những người làm công tác văn hóa tại các huyện, xã, tuyên truyền vận động các đơn vị, cá nhân, cựu chiến binh, các nhà sưu tầm cổ vật đóng góp, sưu tầm hiện vật cho bảo tàng...

Tuy nhiên, do tác động của nhiều yếu tố kinh tế, xã hội, đặc biệt là trong nền kinh tế thị trường, việc sưu tầm, bổ sung hiện vật không còn kiểu xin - cho mà phải bằng sự mua - bán, trao đổi, nên đã xuất hiện sự cạnh tranh giữa các nhà sưu tập tư nhân trong và ngoài nước, nhất là các hiện vật có giá trị cao nên gây khó khăn trong công tác sưu tầm hiện vật của bảo tàng. Do đó, cho đến nay, việc sưu tầm hiện vật vẫn còn gặp nhiều hạn chế. Từ đó dẫn đến, hiệu quả xã hội, khả năng thu hút, tính hấp dẫn của bảo tàng bị hạn chế theo. Trong khi đó, trình độ thưởng thức nghệ thuật, văn hóa của quần chúng ngày một cao và khách đến tham quan bảo tàng cũng không còn thụ động hưởng thụ văn hóa theo kiểu đơn giản, họ lựa chọn bảo tàng để đến, lựa chọn chuyên đề triển lãm, trưng bày  hấp dẫn để xem... Trước thực tế đó, đòi hỏi bảo tàng phải liên tục phát triển, đổi mới hình thức, nội dung trưng bày, phong phú về hiện vật, đa dạng về sáng tạo trong nghệ thuật tổ chức trưng bày và giới thiệu để tạo ấn tượng tốt đối với khách tham quan. Muốn vậy, các hoạt động nghiệp vụ của bảo tàng phải tiến hành đồng bộ, đặc biệt là hoạt động sưu tầm cần được đặt ra và giải quyết triệt để sao cho hiện vật khi được sưu tầm phải vừa đa dạng về nội dung nhưng lại vừa mang tính đặc trưng tiêu biểu của một giai đoạn lịch sử, văn hóa ở mỗi địa phương, vùng miền.

Để làm được điều này, người làm công tác sưu tầm phải lên kế hoạch cụ thể, nắm vững chức năng, nhiệm vụ trọng tâm và xác định phương hướng của bảo tàng để có được kết quả sưu tầm hiện vật như mong muốn. Nếu là Bảo tàng khảo cứu địa phương thì cần phải lưu ý về công tác nghiên cứu, xác định trọng tâm của chất lượng hiện vật muốn sưu tầm, tránh và hạn chế sưu tầm những hiện vật không thuộc đối tượng mà mình cần nghiên cứu, sưu tầm (ngoại trừ những trường hợp đặc biệt nếu có). Phải cân nhắc xem có nên sưu tầm những hiện vật đã bị hư hỏng nặng hoặc hiện vật có chất liệu khó bảo quản để tránh phiền toái cho bảo tàng về sau trong công tác bảo quản và phát huy giá trị của chủng loại hiện vật đó. Đối với những hiện vật mang yếu tố tín ngưỡng, tâm linh, cán bộ bảo tàng cần phải nghiên cứu kỹ càng về cách thức thu nhận, cách thức bảo quản…, tất các các công đoạn sưu tầm phải phù hợp với yếu tố nhạy cảm đó, phải tham khảo ý kiến chuyên gia lĩnh vực này trước khi thực hiện phương pháp sưu tầm, bảo quản, trưng bày. Tuyệt đối tránh và hạn chế những vấn đề sai sót đáng tiếc xảy ra khi thu nhận hiện vật có đặc tính tâm linh này. Đây là điều mà tất cả cán bộ làm công tác bảo tàng đều thông suốt nhưng khó thực hiện hoặc thực hiện chưa tới nơi tới chốn vì vị trí công tác và yếu tố xã hội đặc thù quy định.

Mỗi hiện vật bảo tàng bao giờ cũng gắn với một bảo tàng cụ thể, phù hợp với loại hình, chức năng, nhiệm vụ của bảo tàng đó. Có những hiện vật rất quý với bảo tàng này nhưng lại không phù hợp với bảo tàng khác. Điều đó chỉ ra rằng, việc sưu tầm hiện vật, xây dựng kho cơ sở của bảo tàng phải căn cứ vào loại hình bảo tàng, chức năng, nhiệm vụ của bảo tàng.

3. Giải pháp cho công tác sưu tầm hiện vật tại các bảo tàng tỉnh Thừa Thiên Huế

Những hạn chế, khó khăn trong công tác sưu tầm hiện vật đang là rào cản đối với các hoạt động nghiên cứu, phục vụ nghiên cứu và phát huy giá trị của hiện vật cũng như việc ứng dụng khoa học công nghệ trong quản lý hiện vật, thực hiện tư liệu hóa, số hóa hiện vật. Qua đánh giá thực trạng chung của công tác sưu tầm tại các Bảo tàng trong tỉnh Thừa Thiên Huế để tìm ra hướng đi, phương pháp, cách tiếp cận, phát huy những thành tựu đã đạt được và xây dựng giải pháp khắc phục những hạn chế trong thời gian tới, các bảo tàng phải tiến hành rà soát nguồn hiện vật hiện đang được lưu giữ trong hệ thống kho cơ sở, từ đó lập kế hoạch sưu tầm hiện vật theo từng chủ đề riêng lẻ, từng nhóm hiện vật, hoặc có thể sưu tầm bổ sung để hoàn chỉnh bộ sưu tập…

Tuy nhiên, tùy vào loại hình và yêu cầu cụ thể của mỗi bảo tàng để tiến hành xây dựng nội dung hoạt động (sưu tầm, trưng bày…) chứ không phải bảo tàng nào cũng cần phải sưu tầm và trưng bày tất cả các chủng loại hiện vật, bởi có như vậy mới tạo được nét riêng cho từng bảo tàng. Đây là một thực trạng không chỉ riêng ở các bảo tàng tỉnh Thừa Thiên Huế mà đã và đang tồn tại trong tất cả các hệ thống bảo tàng công lập trong cả nước. Với sự cạnh tranh về nguồn hiện vật giữa các bảo tàng trong tỉnh, ngoài tỉnh để đạt tiêu chí phân loại bảo tàng như Luật Di sản văn hóa quy định, nên nhiều trường hợp bảo tàng “thừa” hiện vật nội dung này nhưng lại “thiếu” hiện vật nội dung khác, khi xây dựng chuyên đề trưng bày bổ sung về một sự kiện hoặc một giai đoạn lịch sử cụ thể thì phải liên kết và mượn hiện vật từ bảo tàng khác để hoàn chỉnh phần nội dung cần chuyển tải đến khách tham quan, chứ chưa có tính độc lập trong công tác trưng bày hiện vật. Vì vậy, muốn công tác sưu tầm hiện vật đạt kết quả tốt và khoa học, các bảo tàng cần phải đặt ra tiêu chí, xây dựng kế hoạch cụ thể, phải đề ra nguyên tắc trong công tác sưu tầm hiện vật, cụ thể:

Một là, hoàn thiện văn bản pháp lý nội quy về công tác sưu tầm. Đề xuất sửa đổi một số điều của các thông tư đã ban hành và đưa vào một số cơ chế đặc thù về mua – bán, trao đổi hiện vật và sưu tầm hiện vật trong thời buổi kinh tế thị trường phù hợp với tình hình thực tiễn của các bảo tàng trong giai đoạn hiện nay.

Hai là, cần đào tạo, xây dựng đội ngũ cán bộ sưu tầm then chốt, có trình độ và năng lực chuyên môn nghiệp vụ chuyên sâu, đặc biệt được trau dồi kiến thức về lịch sử, văn hóa, ngoại ngữ để có khả năng tiếp cận với những tri thức lịch sử, kinh nghiệm khoa học bảo tàng từ các nước trên thế giới. Thực hiện trẻ hóa đội ngũ cán bộ, tuyển chọn nguồn cán bộ sưu tầm kế cận có chất lượng cao, có trình độ năng lực đáp ứng với yêu cầu, nhiệm vụ của bảo tàng trong tình hình mới. Số cán bộ sưu tầm có thâm niên, kinh nghiệm cần được bố trí công việc hợp lý, ổn định, lâu dài, hạn chế sự thuyên chuyển vị trí việc làm.

Ba là, xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ công tác sưu tầm. Ứng dụng công nghệ thông tin trong xây dựng cơ sở dữ liệu về nhân chứng, nguồn hiện vật, các sự kiện lịch sử, trận đánh, chiến dịch, loại hình hiện vật… phục vụ công tác sưu tầm, tiện ích cho việc tra cứu thông tin có liên quan như tên cá nhân, đơn vị, trận đánh, chiến dịch, địa phương cũng như nội dung lịch sử, văn hóa, các đặc tính tự nhiên, đặc tính cộng đồng của hiện vật…

Bốn là, xây dựng chương trình “gặp gỡ nhân chứng” nhằm tạo sự gắn kết và phát huy vai trò của nhân chứng lịch sử, cựu chiến binh… đối với hoạt động của bảo tàng; thông qua việc tự nguyện hiến tặng hiện vật, tham gia các hoạt động của bảo tàng, cung cấp thông tin có giá trị về hiện vật và các sự kiện, câu chuyện kể có liên quan đến hiện vật mà nhân chứng đã tham gia hoặc chứng kiến.

Năm là, xây dựng chiến lược sưu tầm, xây dựng kế hoạch sưu tầm theo phân kỳ, ưu tiên giải quyết trường hợp đột xuất khi phát hiện được hiện vật có giá trị, thực hiện đúng các bước sưu tầm để đảm bảo tính khoa học, nhằm mang lại hiệu quả thiết thực đối với công tác sưu tầm, giúp cho cán bộ sưu tầm chủ động trong quá trình sưu tầm hiện vật.

Sáu là, xây dựng và mở rộng hệ thống cộng tác viên nhằm khai thác lợi thế hỗ trợ từ các nhà nghiên cứu, các nhà sưu tập tư nhân bổ sung vào “sự thiếu” của đội ngũ cán bộ sưu tầm bảo tàng. Để có thể sưu tầm hiện vật, phát hiện nguồn hiện vật, đòi hỏi cán bộ bảo tàng phải xây dựng, mở rộng mạng lưới cộng tác viên tại các đơn vị, địa phương nhằm mở rộng mạng lưới sưu tầm, tiếp cận tư liệu, hiện vật, từ đó, lựa chọn hiện vật sưu tầm phù hợp với nội dung trưng bày thuận lợi hơn.

Bảy là, đổi mới nhận thức về hiện vật bảo tàng. Đặc trưng của bảo tàng là hiện vật. Chất lượng, giá trị của hiện vật góp phần quyết định nội dung trưng bày của bảo tàng, thu hút công chúng đến với bảo tàng. Vì vậy, bảo tàng cần thay đổi tư duy về hiện vật bảo tàng, cần chú ý đến loại hình, màu sắc, kích cỡ hiện vật, những hiện vật gắn với giai đoạn lịch sử, cuộc sống sinh hoạt của con người trong đời thường kể cả trong quá khứ và hiện tại.

Tám là, tuyên truyền, giới thiệu hiện vật mới sưu tầm bằng nhiều hình thức như triển lãm chuyên đề, triển lãm lưu động, các bài viết về câu chuyện lịch sử của hiện vật, đặc trưng văn hóa của hiện vật… nhằm tuyên truyền, giáo dục cho nhân dân, nhất là thế hệ trẻ, phát huy truyền thống cách mạng, hun đúc tinh thần yêu nước, lòng tự hào dân tộc. Đây cũng là dịp tôn vinh, động viên các đơn vị, các cá nhân, các gia đình đã có thành tíchhiến tặng hiện vật cho bảo tàng; Tổ chức các cuộc giao lưu với nhân chứng lịch sử về hiện vật gắn với các sự kiện lịch sử trọng đại của đất nước mà họ tham gia; Tuyên truyền giới thiệu hiện vật qua các phương tiện truyền thông như báo chí, truyền hình, đài phát thanh, làm phim tư liệu... góp phần tuyên truyền sâu rộng, tạo sức lan tỏa trong nhân dân về ý thức trách nhiệm đối với việc bảo vệ, phát huy di sản văn hóa dân tộc, động viên họ hiến tặng hiện vật, giúp đỡ, phát hiện, tìm nguồn hiện vật và sưu tầm hiện vật cho bảo tàng; tài trợ kinh phí cho hoạt động sưu tầm…

Chín là, phải có chế độ khen thưởng, tôn vinh, động viên kịp thời các tổ chức cá nhân phát hiện, cung cấp thông tin; hiến tặng hoặc chuyển nhượng hiện vật cho bảo tàng nhất là các hiện vật có giá trị lịch sử, văn hóa, giá trị vật chất cao, nhằm khuyến khích và hướng mọi người nêu cao ý thức bảo tồn di sản văn hóa dân tộc. Đồng hành cùng suy nghĩ và hành động theo phương châm “hễ thấy hiện vật là nghĩ ngay đến bảo tàng”. Đây cũng là cách nhằm hạn chế tình trạng thất thoát, “cháy máu hiện vật”, nhất là các hiện vật có giá trị lịch sử, văn hóa đặc trưng của địa phương, từ đó, góp phần gìn giữ và phát huy giá trị của nguồn di sản văn hóa dân tộc trong giai đoạn hiện nay.

Sưu tầm hiện vật để những hiện vật trở thành di sản văn hóa, là tài sản quốc gia, được sử dụng vì lợi ích của toàn xã hội, từ đó, phát huy truyền thống tốt đẹp của cộng đồng các dân tộc Việt Nam, sáng tạo những giá trị văn hóa mới, làm giàu kho tàng di sản văn hóa Việt Nam thì vấn đề liên kết và mở rộng giao lưu, trao đổi hiện vật giữa các Bảo tàng trong cả nước là rất quan trọng.

Kết luận

Công tác sưu tầm hiện vật là một khâu rất quan trọng trong nghiệp vụ bảo tàng. Với tư cách là một thiết chế văn hóa, các bảo tàng phải thực hiện hai chức năng quan trọng và mang tính truyền thống, đó là nghiên cứu khoa học và giáo dục khoa học. Muốn hoàn thành được hai chức năng trên, các bảo tàng cần thực hiện các nhiệm vụ cần thiết như: Nghiên cứu, sưu tầm, kiểm kê, bảo quản nhằm phục vụ cho các lợi ích của xã hội. Tuy nhiên, bảo quản và giữ gìn tốt các di sản văn hóa (trong đó có hiện vật bảo tàng) là việc làm cần nhưng chưa đủ, mà điều quan trọng hơn nữa là phải làm thế nào để mọi người biết được các di sản văn hóa đó quý giá như thế nào, hay nói cách khác, là làm sao để công chúng hiểu được giá trị của các di sản văn hóa nói chung, hiện vật bảo tàng nói riêng. Để được như vậy, những người làm công tác sưu tầm hiện vật Bảo tàng phải luôn tìm tòi, học hỏi, nghiên cứu, hoàn thiện kỹ năng nghiệp vụ để hoàn thành công việc chuyên môn, không ngừng nghiên cứu, sưu tầm và làm hoàn thiện các bộ sưu tập hiện vật tại bảo tàng để nâng tầm và lưu giữ những di sản giá trị về lịch sử, bản sắc văn hóa của tỉnh nhà, góp phần vào công tác tuyên truyền giáo dục lòng yêu nước, tự hào dân tộc cho các thế hệ hôm nay và mai sau.